Vẫn có những câu hỏi được đặt ra như: “CC với BCC Là Gì?”. Chúng có gì khác nhau trong gmail không? Khi nào cần dùng CC và khi nào cần dùng BCC. Phải gửi mail như thế nào mới đúng cách, và chuyên nghiệp nhất?
Đây là điều mà rất nhiều người thắc mắc, nhất là đối với dân văn phòng. Vậy hôm nay chúng ta cũng tìm hiểu về CC và BCC có gì khác nhau, và cách gửi mail chuẩn nhất nhé.
Contents
So Sánh CC và BCC Trong Email.
CC và BCC Là Gì?
CC là viết tắt của cụm từ ‘carbon copy’ tức là tạo ra các bản sao, còn BCC là viết tắt của cụm từ ‘blind carbon copy’ là tạo ra các bạn sao tạm thời. Do đó, CC và BCC được hiểu như việc gửi thêm một bản sao của email cho một số người khác liên quan.
CC và BB Khác Nhau Như Thế Nào?
Có thể thấy rằng CC và BCC đều ra tạo ra bạn sao email cho người khác liên quan. Tuy nhiên, với những tên địa chỉ ở mục CC, thì người đó có thể nhận được Email và thấy được danh sách những người khác liên quan đồng thời đc nhân mail đó (trong mục To và CC).
Còn BCC, nếu một ai đó gửi mail và điền địa chỉ hòm thư của bạn vào mục BCC. Thì khi nhận mail. Bạn chỉ có thể nhìn thấy duy nhất địa chỉ của chính mình mà thôi. Còn những người nhận khác trong mục “To” và “CC” thì bạn không thể thấy được.
Đó là điểm khác nhau giữa CC và BCC. Nói một cách đơn giản là CC cho phép người nhận thấy được danh sách những người nhận khác. Còn BCC thì không.
Khi Nào Cần Sử Dụng CC hoặc BCC?
Việc sử dụng 2 thành phần này tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của mỗi người. Trong một số trường hợp như khi bạn là người tổng hợp báo cáo tuần cho cả phòng. Và gửi lại bản báo cáo đó cho Sếp.
Thì lúc này, mục “To” sẽ là địa chỉ mail của Sếp, còn lại những nhân viên trong phòng sẽ để địa chỉ mail ở mục “CC”. Mục đích là gửi cho Sếp và đồng thời có ý thông báo với mọi người trong phòng rằng mình đã tổng hợp xong báo cáo rồi, và đã gửi cho Sếp rồi.
Ngoài ra, khi bạn muốn gửi một file tài liệu, hoặc một file gì đó quan trọng, bảo mật. Mà không còn cho những người nhận tin biết được rằng, ngoài họ ra, còn ai có thể nhận được nữa. Thì lúc này bạn có thể dùng BCC. Những địa chỉ ở mục BCC này chỉ có thể nhìn thấy duy nhất mail của mình ở phần địa chỉ Tới mà thôi.
Cách Viết, và Gửi Mail Chuyên Nghiệp
Có thể đối với những người đã làm việc lâu thì vấn đề này họ biết quá rõ. Tuy nhiên, đối với những bạn nhân viên mới thì làm sao để viết mail một cách chuyên nghiệp nhất, là điều là nhiều người không khỏi thắc mắc. Vậy hôm nay chúng ta cùng khám phá nhé.
Đối với nội dung mail. Câu đầu tiên thường sẽ là Dear Mr hoặc Dear Mrs.. Đây là phép lịch sự. Thể hiện sự trang trọng và tính chuyên nghiệp của bạn, trước khi muốn trình bày về một vấn đề nào đó.
Kết mail sẽ là một lời cám ơn như Thank You!, Many Thanks!, hay Thank Mr/Mrs… Tuy ngắn gọn, nhưng lời này giúp người đọc mail rất có cảm tình. Và họ thấy được sự chân thành của bạn trong bức thư đó.
Ngoài ra, đối với nhân viên văn phòng. Bạn nên tạo cho mình một chữ ký dưới chân mail. Việc này giúp các đối tác làm việc, và mọi người hiểu rõ hơn về công việc, lĩnh vực và thông tin liên hệ của bạn. Rất hữu ích và nó thể hiện đầy tính chuyên nghiệp của bạn.
Chữ ký trong Email bao gồm:
- Họ Tên:….
- Tên Công Ty:…. (Có thể dùng logo hình ảnh)
- Địa chỉ công ty:….
- Phòng ban:…. Chức vụ:….
- Số điện thoại:….. Số di động:……
Đó là những yếu tố cơ bản trong chữ ký trên Email. Người dùng có thể tham khảo và tạo riêng cho mình theo form mẫu trên nhé.
Trên đây là bài viết giúp bạn hiểu hơn về định nghĩa CC và BCC trong Email. Ngoài ra, cách viết mail chuyên nghiệp, chuẩn nhất cũng đã được giới thiệu cho mọi người. Nếu thấy bài viết này hữu ích. Hãy chia sẽ đến với mọi người để giúp Symplepc.com ngày một phát triển hơn nữa. Mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích và thú vị.
